Projectleider financiële administratie

(Sluitingsdatum: 28-05-2021 om 09:00 uur)
Bedrijfsomschrijving

Matchd bemiddelt voor tijdelijke en vaste vacatures, voornamelijk binnen de overheid. Wij werken samen met Freelancers, ZZP’ers, detacheringsbureaus en sollicitanten die open staan voor een tijdelijk loondienstverband met flexibele uren. Je krijgt van ons altijd een terugkoppeling. Na de sluitingsdatum beoordelen wij elke sollicitatie en geven een terugkoppeling. Heb je geen terugkoppeling ontvangen? Laat het ons direct weten, dan is er écht iets misgegaan en zullen we er alles aan doen om dit te herstellen.


Functieomschrijving

Startdatum: 09-06-2021
Einddatum: 31-12-2021
Optie op verlenging: Ja
Aantal uur per week: 36
Sluitingsdatum: 28-05-2021 om 09:00 uur

Opdrachtomschrijving
De afdeling Financiën bestaat uit 2 teams: Advies en Beheer. Beheer draagt zorg voor een goed ingerichte administratie, administratieve processen die soepel verlopen en leiden tot kwalitatief goede informatie en het ontsluiten van deze informatie richting de budgetverantwoordelijken. Daarbij is het ook aan dit team om deze administratieve processen continu te verbeteren en hierover overleg te hebben met de verschillende deelnemers in het proces. We zijn op zoek naar tijdelijke versterking binnen het team Beheer.

Op dit moment loopt er een traject die erop is gericht om de financiële sturing binnen de AA-organisatie te verbeteren, en dan met name de rol die wij als afdeling Financiën zelf daarin kunnen spelen. Er lopen een 19-tal inhoudelijke projecten. Deze zijn o.a. gericht op het verbeteren van financieel administratieve processen.

Jij wordt projectleider van 2 projecten: e-facturatie en verplichtingenadministratie. Een derde component is meer algemeen van aard. Voor het goed financieel kunnen sturen, is het namelijk van belang dat de administratie betrouwbaar is spiegel van de werkelijkheid is. Op dit moment weten we dat de administratie daar op onderdelen niet aan voldoet. We meten dit alleen niet op een gestructureerde wijze en we komen er ook niet aan toe om de pijnpunten die we vaak kennen, structureel op te lossen. Wat we verder merken is dat werk zich gedurende het jaar opstapelt. Aangezien we de jaarrekening vrij vroeg moeten opleveren, ontstaat er bij de jaarrekening een piek in de werkzaamheden. Hier willen we vanaf, omdat dit ongezond is voor medewerkers. 

Kern van de opdracht is:

  • Projectleider en meewerkend voorman e-facturering. Met name aan de financieel administratieve kant. Denk dus aan het voorbereiden van de pilot, ontwikkelen van de pilot, het aansturen op de inhoud en procesontwerp welke leidt tot succesvolle implementatie.
  • Projectleider en meewerkend voorman van de verplichtingenadministratie. Samen met een team van medewerkers het stapsgewijs verder implementeren van de verplichtingenadministratie binnen onze organisatie.
  • Vanuit risicobeheersing benoemen waar de meetpunten liggen om vast te stellen in hoeverre de administratie betrouwbaar is en van daaruit verbeteren.
  • Het voeren van (groeps)gesprekken met medewerkers om tot goede procesafspraken te komen (proceseigenaar, wie besluit, wie doet wat, hoe doen we het). Deze ook vastleggen (bijvangst, primaire doel is om beter samen te werken) en deze in de praktijk ook werkend krijgen.
  • Vooraf doorleven van het jaarrekeningproces en deze beschrijven. De beschrijving is bijvangst.
  • Doorvoeren van verbeteringen in 2021 zodat de jaarrekening 2021 in normale werkweken kan worden gerealiseerd.

NB: we willen de stap maken dat de coördinator meer het procesmanagement voert en minder met de inhoud bezig is. We hebben hier weinig ervaring in en er zijn allerlei verschillende beelden over wat dat betekent en wat daarin handig en verstandig is. Het is een pré als je vanuit een stuk ervaring ons daarin verder op weg kan helpen.

Extra informatie

  • Optie tot verlenging: 6 x 3 maanden
  • Bring Your Own Device (BYOD) van toepassing. Dit houdt in dat als je de opdracht gegund krijgt, je zelf een smartphone, inclusief abonnement en een laptop moet meenemen voor zakelijk gebruik;
  • Het checken van referenties kan onderdeel zijn van de procedure;
  • Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.

Functie-eisen
  • Minimaal een afgeronde HBO-opleiding (bachelor): Financieel economische opleiding in een financiële of bedrijfseconomische richting.
  • Minimaal 3 jaar werkervaring als coördinator / projectleider in het verbeteren van de financiële administratie binnen een gemeente in de afgelopen 7 jaar;
  • Minimaal 1 jaar werkervaring met de implementatie van e-facturering. Dit hoeft niet persé in de rol van projectleider;
  • Minimaal 2 jaar werkervaring in de rol als projectleider verbeteren financiële administratie in de afgelopen 5 jaar;
  • Ervaring in de rol van coördinator bij de jaarrekening, de administratie afgesloten of tussentijdse afsluitingen;
  • Ervaring in procesmanagement waarbij je samen met andere medewerkers processen hebt verbeterd.

Competenties
Je beschikt over de volgende competenties:

  • Inzicht in de processen crediteuren en debiteuren i.r.t. de projecten e-facturering en verplichtingenadministratie.
  • Gezamenlijk tot verbeteringen te komen.
  • Luisteren en hetgeen de ander vindt  meeweegt met haar of zijn eigen ervaring en vervolgens een voorstel doet hoe de verbetering te realiseren. Het is fijn als je daarbij zoveel mogelijk draagvlak creëert. Waar dat niet lukt terwijl het essentieel is dat wel de beoogde verandering wordt gerealiseerd, pak je door.
  • Realisatiekracht. Het herkennen van een probleem is niet voldoende. Het gaat erom dat je in staat bent om de verandering te realiseren. Dit laat je ook zien.
  • Analytisch en van daaruit realiseren.

Vergelijkbare zoekopdrachten: Fulltime, Detachering, HBO, 3-5 jaar, Administratief Medewerker, € 3.000 - € 5.000, MBO, Financiele Administratie, Overheid