Directiesecretaris

Op 1 januari 2019 is de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik samengegaan in de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden. De gemeente Vijfheerenlanden bestaat dan uit 17 woonplaatsen in het hart van Nederland. Vijfheerenlanden biedt ruimte aan rustgevend groen en gezellige bedrijvigheid binnen de kernen met ieder hun eigen identiteit. Deze combinatie maakt van Vijfheerenlanden een gemeente waar het prettig wonen, werken en recreëren is. Een gemeente waar wij vertrouwen op de kracht van de samenleving.

De organisatie zit midden in een boeiende fase en is volop in ontwikkeling. Een ontwikkeling waarbij onze dienstverlening en zelforganisatie belangrijke pijlers zijn. Onze medewerkers zijn wendbaar, verbindend, betrouwbaar, resultaatgericht en duurzaam. Passen deze kernwaarden bij jou en wil je je graag inzetten en met ons de nieuwe gemeente vormgeven? Misschien is deze functie dan iets voor jou!
 

Team Control zoekt een:
 

Directiesecretaris

 

32 uur per week verdeeld over 5 werkdagen


Team Control
Het team Control bestaat uit 9 enthousiaste medewerkers. Naast business control, juridisch control, AO/IC, en kwaliteit dienstverlening, zijn ook de functies directiesecretaris, CISO, Privacy beheerder en functionaris gegevensbescherming ondergebracht bij het team control.

De leidraad voor de invulling van onze werkzaamheden wordt gevormd door de 5 kernwaarden van onze organisatie: wendbaar, verbindend, betrouwbaar, resultaatgericht en duurzaam.

Onze missie is dat wij het de organisatie mogelijk maken te navigeren naar een gezamenlijke doel. Dit doen wij (samen met deze organisatie) door:

  • het verzamelen, analyseren en delen van kennis en informatie;
  • goede (efficiënte, effectieve en rechtmatige) processen, kwalitatief hoogwaardige besluitvorming en analyses en advisering;
  • door het signaleren van risico’s en kansen vanuit een onafhankelijke positie.


Wat ga je doen als Directiesecretaris?
Je begeleidt en bewaakt het proces van bestuurlijke besluitvorming en draagt zorg voor het vasthouden van ingezette lijnen en het nakomen van afspraken. De inhoudelijke beoordeling op de besluitvorming ligt bij de teams zelf en het team Control. Daarnaast verricht je alle voorkomende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden gericht op het directieoverleg. Om succesvol te zijn in deze rol is het van belang dat je goed zicht hebt op bestuurlijke verhoudingen en processen in een gemeentelijke organisatie. Door jouw integriteit, je oog voor structuur, proactieve houding, relativeringsvermogen en stressbestendigheid creëer je overzicht en ben jij volledig in control. Je houdt van een dynamische omgeving en tegelijk kun je je in een drukke omgeving goed concentreren en bijzonder accuraat werken. Daarnaast kun je frequent schakelen tussen de diverse taken: multitasking vind je leuk! Je doet en kan dit enerzijds zelfstandig en anderzijds op basis van een nauwe samenwerking met de gemeentesecretaris en collega’s. Je bent een echte verbinder. Daarnaast vind je het leuk om mee te bouwen aan een nieuw team in en met een nieuwe organisatie.

Werkzaamheden
1. Voorbereiden, notuleren en (administratief/secretarieel) afhandelen van de wekelijkse collegevergaderingen (via het digitale zaaksysteem):

  • Uitzetten van vragen in de organisatie naar aanleiding van ingediende collegevoorstellen.
  • In overleg met de gemeentesecretaris opstellen van de agenda van de wekelijkse collegevergadering.
  • Uitnodigen van gasten, plannen van de vergaderlocaties en regelen van de vergaderfaciliteiten.
  • Opstellen van een jaarplanning voor de collegevergaderingen.
  • Coördineren van het proces rondvraag college (uitzetten van vragen vanuit het college en bewaken van termijnen).


2. Voorstellen doen ten aanzien van proces- en kwaliteitsverbetering van het bestuurlijk besluitvormingsproces.

3. Voorbereiden, notuleren en afhandelen van de wekelijkse directieoverleggen en maandelijkse directie-/netwerkmanagersoverleggen.

Je brengt mee

  • Een afgeronde HBO opleiding op secretarieel of administratief gebied, of aantoonbare werkervaring op dat niveau.
  • Minimaal 5 jaar ervaring op secretarieel, administratief gebied.
  • Kennis van procedures en werkwijzen in een gemeentelijke organisatie en rondom het college van B&W of kunt deze je snel eigen maken. Daarnaast een sterke affiniteit en interesse op dit gebied.
  • Bestuurlijke sensitiviteit.
  • Het vermogen om verbanden te leggen en goed inzicht te krijgen in processen.
  • Uitstekende digitale vaardigheid en nieuwsgierigheid naar nieuwe ontwikkelingen op het gebied van digitalisering.
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.


Wat biedt Gemeente Vijfheerenlanden jou?
Wij vinden het belangrijk dat je je betrokken voelt bij de samenleving en je thuis voelt in ons team. Een goede balans tussen privé en werk staat hoog in ons vaandel en je kan tijd- en plaats onafhankelijk werken. De gemeente Vijfheerenlanden is verspreid over drie locaties in Leerdam, Vianen en Meerkerk.

  • Het bruto maandsalaris is voorlopig ingeschaald in schaal 8 en je verdient tussen de €2.335,- en €3.376,- bij een fulltime dienstverband. Er moet nog een definitieve waardering van deze functie plaatsvinden.
  • Je krijgt een volledige reiskostenvergoeding (vanaf 10 km) voor de afstand woon-werk verkeer met een maximum van € 203,30.
  • De gemeente kent een ruim opleidingsbudget en mogelijkheden tot ontwikkeling.
  • Het grootste deel van de pensioenpremie wordt door de werkgever betaald.
  • De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17.05 % bovenop je bruto salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren.
  • Voor gemeenteambtenaren gelden de arbeidsvoorwaarden van de CAR-UWO.


Interesse? Solliciteer direct!
Zin om bij ons te komen werken? Stuur dan je motivatie en CV vóór 15 augustus 2019 via onze sollicitatiepagina. De gesprekken vinden plaats op donderdag 22 augustus in de middag.

Heb je vragen over de vacature of de organisatie neem dan contact op met Tanja van Helsdingen, netwerkmanager, via 088 – 599 7320. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Robert Poort, HRM Adviseur a.i. via 088 – 599 7378.

 

 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

 


Trefwoorden: Directie Assistent, Managementassistent, Secretarieel Medewerker, Administratief Medewerker, HBO, Overheid, Gemeente

 


Vergelijkbare zoekopdrachten: Onbepaalde tijd, Fulltime, Bepaalde tijd, HBO+, HBO, Administratief Medewerker, 5-10 jaar, Controlling, Gemeente, Zuid-Holland